Trenden bland affärsresenärer att boka flyg och boende direkt hos leverantörerna verkar nu gå åt ett annat håll enligt färsk statistik från SAP Concur och GBTA. Antalet europeiska affärsresenärer som bokade flyg direkt hos flygbolaget föll från 79 procent 2017 till 68 procent 2018. Under samma period minskade de direkta hotellbokningarna från 83 procent 2017 till 70 procent 2018.

— Statistiken visar att 62 procent av affärsresenärerna har förtroende för arbetsgivarens bokningssystem. Detta kan förklara en del av att direktbokningar har minskat till förmån för ökad användning av olika företagssystem för bokning online under 2018. Det finns fortfarande mycket att göra för att öka användningen av företagens egna bokningssystem, vilket ger fördelar både för medarbetaren som ska resa och för arbetsgivaren, säger Magnus Khysing, Nordenchef för SAP Concur, en världsledande leverantör av system för utlägg, reseräkningar och fakturahantering.

Personligt anpassade tjänster står högt i kurs

När man frågade om vilka funktioner som de skulle vilja se i företagets eget bokningssystem, ansåg 43 procent av de europeiska resenärerna att personligt anpassade tjänster var bland de tre viktigaste önskemålen. 42 procent ansåg att godkännandeprocess och personligt anpassad information var de viktigaste funktionerna.

Det är alltså inte enbart tekniken som påverkar affärsresenärernas beteenden. En tuffare resepolicy kan leda till en mindre ökning i användningen av företagets egna reseportal. Ett typiskt exempel visar att 74 procent av resenärer med relativt flexibel resepolicy, ändå bokade flygbiljetten direkt hos flygbolaget. Den siffran föll till 64 procent bland resenärer med striktare resepolicy.

Det finns gott om utrymme till förbättringar av resepolicyn: 43 procent av affärsresenärerna uppgav att deras resepolicy har blivit mer flexibel de senaste fem åren och endast 15 procent uppgav att den har blivit mer begränsande.

Nya krav på resepolicyn efter GDPR

Att leverera en mer personlig bokningsprocess kräver nya sätt att tänka på resepolicy, särskilt i dessa GDPR-tider. Här är några exempel för att illustrera:

• 45 procent av resenärerna uppger att de skulle dela personlig data i ett “tydligt syfte”
• 42 procent skulle dela om de när som helst kan ångra sig
• 34 procent anser att “tydligt syfte” omfattar enklare resebokning
• 47 procent är villiga att dela resepreferenser och favoriter i förtagets egen reseportal
• 45 procent kan tänka sig att dela sin kontaktinformation
• 43 procent skulle uppge företagets adress

Affärsresenärer ovilliga att dela personlig information

Trots den positiva inställningen ovan är affärsresenärerna betydligt mer ovilliga att dela med sig av personlig information som hemadress, specialkost eller kroppsmått.

– Resenärerna har väldigt höga förväntningar på sina arbetsgivare när det gäller den egna säkerheten. En majoritet (73 procent) förväntar sig att arbetsgivaren proaktivt tar kontakt inom två timmar efter larm om nödsituation. Detta trots att de flesta själva inte skulle kontakta sin egen arbetsgivare om de behövde hjälp, utan lämnar över ansvaret helt och hållet på företaget, säger Jessica Collison, Director of Research på GBTA, Global Business Travel Association.

– Den här förväntningen gäller även det så kallade “bleisure”-resandet då mer än en tredjedel förväntar sig att arbetsgivaren står ansvarig för resesäkerheten även under ledig tid i anslutning till affärsresan. Resenärer uppskattar verkligen att företaget hanterar den personliga säkerheten i samband med resor. Det är därför ingen överraskning att de vill ha ytterligare säkerhetsrelaterade funktioner som support vid akuta nödsituationer och att olika säkerhetsaviseringar integreras i företagets lösningar i framtiden, fortsätter Jessica Collison.

– Affärsresandet fortsätter att förändras, och resenärerna kräver mer av både leverantörer och arbetsgivare. Å ena sidan ökar pressen på företaget som behöver ha kontroll över kostnaderna för affärsresor och samtidigt ta sitt arbetsgivaransvar för medarbetarens säkerhet. Å andra sidan ger det företaget ökad möjlighet att utveckla sitt varumärke som arbetsgivare genom att kombinera en mer tillåtande resepolicy med en användarvänlig systemlösning, avslutar Magnus Khysing.

Om undersökningen

Detta är en online-undersökning som omfattar 1252 europeiska affärsresenärer i Tyskland (152), Frankrike (151), Storbritannien (152), Norden (513), Belgien (155) och Holland (129). Undersökningen genomfördes mellan 21 september och 16 oktober 2018 och respondenterna kvalificerades genom att vara sysselsatta heltid eller deltid och ha rest i tjänsten mer än en gång under det gångna året.