Direktoratets moderne lokaler i Posthuset i Oslo er tomme for datautstyr, foruten de ansattes arbeidsstasjoner og noen printere. Her finner du ikke noe datarom fullt av servere og kabler.

— Du kan si at vi er født i nettskyen — og her blir vi værende. Vi er ikke bare en etat som har som mål å legge mest mulig i skyen. Alt vi gjør foregår i skyen, sier Christoffer Serck-Hanssen, organisasjonsdirektør i Jernbanedirektoratet. Han har vært med på reisen fra dag én.

Ekstremt tidspress

I fjor vinter ble Jernbaneverket splittet opp i to nye virksomheter: Jernbanedirektoratet og Bane NOR SF. Jernbanedirektoratet startet sin tilværelse som et tomt skall med kun én ansatt, Christoffer Serck-Hanssen. Under ett år senere, 2. januar 2017, skulle over 220 medarbeidere logge seg på direktoratets datasystemer samtidig.

— Veldig, veldig mye måtte på plass i løpet av svært kort tid, og i riktig rekkefølge. Vi måtte utvikle en organisasjonsmodell, skaffe budsjettering og lage stillingsbeskrivelser. Så måtte vi overføre ansatte fra Jernbaneverket og rekruttere innen nye fagområder Når det gjaldt IKT valgte vi å lene oss på regjeringens anbefalte strategier. Det har så langt vist seg å være et lykkelig valg, sier han.

Mest mulig informasjonsdeling

Det ble etter hvert klart at det nye direktoratet behøvde en samhandlingsløsning som tilrettela for mest mulig informasjonsdeling på tvers i en åpen, silofri organisasjon. Det måtte være ett felles grensesnitt for alle de nye skytjenestene, slik at medarbeidere kunne jobbe på tvers i organisasjonen uten å behøve opplæring i de ulike tjenestene.

— Fordi vi er en liten organisasjon med stor syklisk variasjon i oppgavene er det helt avgjørende at alle kan jobbe med alt, slik at vi enkelt kan flytte kompetanse mellom oppgavene. Da må det være lett for medarbeiderne våre å navigere i datasystemene, sier Serck-Hanssen.

To måneder fra beslutning til pilot

I august 2016 var direktoratet klare til å ta en beslutning om en skybasert samhandlings- og arkivtjeneste.

Deretter tok det bare én måned å få løsningsdesignen på plass. Ytterligere én måned senere var piloten klar til brukertesting.

— En viktig grunn til at vi klarte å holde det stramme tidsskjemaet var at vi allerede hadde en rammeavtale med Sopra Steria. De har vært en svært god og proaktiv totalleverandør og samarbeidspartner i dette prosjektet, sier Serck-Hanssen.

Serck-Hanssen konstaterer at Jernbanedirektoratet har fått en toppmoderne IKT-tjeneste bygd på blant annet Salesforce Community Cloud og Microsofts cloud computing-plattform Azure og Office 365.

Den nye skybaserte samhandlingstjenesten understøtter et stort antall ulike oppgaver og følger samme tilnærming uansett seksjon eller applikasjon. Mens mange offentlige ansatte er låst til en datamaskin eller filserver for å jobbe med fagsystemer og arkiv, har medarbeiderne i det nye Jernbanedirektoratet tilgang til all nødvendig informasjon uansett om de befinner seg på kontoret, i felten eller hjemme.

Dialog fra e-post til chat

— En ambisjon er å Outlook-avvenne organisasjonen. Hos oss skjer mye av kommunikasjonen i ulike chattergrupper, der du kan stille spørsmål og få svar av kolleger som sitter med den relevante kompetansen. Erfaringene så langt er lovende, sier organisasjonsdirektøren.

Skreddersøm er et fremmedord hos Jernbanedirektoratet. Alle løsninger er standardiserte. Fagapplikasjonene til direktoratet kjøpes som software-as-a-service i skyen. Det innebærer at direktoratet kun betaler for det medarbeiderne faktisk bruker, at nyeste versjon av en tjeneste alltid er tilgjengelig og at bruken kan utvides med noen tastetrykk.

— Vi har vist at nettskyen ikke bare er for næringslivet, og at også offentlige virksomheter kan være moderne og offensive. Vi har fått en økonomisk rimelig løsning som stimulerer til samhandling og informasjonsflyt og gjør oss fleksible og effektive, sier Serck-Hanssen.

— Et mønsterprosjekt

Kjetil Taraldlien, Client Partner i Sopra Steria, forteller at interessen er høy rundt Jernbanedirektoratets nettskyprosjekt.

— Dette er et mønsterprosjekt innen digitalisering i offentlig forvaltning, der Jernbanedirektoratet har gått foran og vist vei. Erfaringene herfra er gull verdt i det pågående arbeidet med å modernisere offentlig sektor, sier han.

Taraldlien trekker fram Sopra Sterias evne til å hente inn kompetanse og ressurser fra hele selskapets organisasjon, og sette sammen team bestående av medarbeidere med ekspertise innen skytjenester, virksomhetsrådgivning, samhandling infrastruktur og drift, som et viktig suksesskriterium i prosjektet.

Skrevet av Henning Poulsen/Pressenytt.no