I DIFIs «Anskaffelsespris» for god økonomisk styring legger juryen vekt på at virksomheten kan vise til at de styrer mot konkrete mål knyttet til pris og kvalitet. Universitetet i Oslo, UiO, har dokumentert økt brukertilfredshet og besparelser i millionklassen.

– Vi ønsker å stadig forbedre innkjøpene ved å hele tiden fokusere på at innkjøp skal være en del av ledelsens økonomiske og strategiske tenkning. Dette er vårt ansvar som forvalter av offentlige midler. Vi er bevisst vår rolle som forvalter og ansvarlig bruker av disse midlene, slik at våre ansatte kan konsentrere seg om sin kjernevirksomhet og fokusere på å optimalisere sitt fagfelt, sier  Jacob Landsvik som er innkjøpssjef i UiO.

I tillegg til de økonomiske besparelsene har de løftet perspektivet på gevinster ved at de måler brukertilfredshet med dagens avtaler og innkjøpsfunksjonens støtte til daglig drift. Dette gjøres med årlige målinger gjennom regelmessige møter med brukerne og tilrettelegging for skriftlige tilbakemeldinger på samtlige avtaler i porteføljen. UiO bruker målingene bevisst som grunnlag for kontinuerlig forbedring av avtalene og utvikling av arbeidsmetodene i anskaffelsesprosessen.

Egencia®, som er leverandør til UiO på forretningsreisebyråtjenester samarbeider tett med UiO for å sørge for at innovative og teknologiske løsninger kombinert med potensialet for besparelser gir optimal styring av UiOs reisebudsjett.

Jan-Børge Tjäder, avdelingsdirektør i «Avdeling for administrativ støtte» hos UiO, er tydelig på hva de har lykkes med.

– Vi skal fortsette arbeidet med å digitalisere bruken av våre innkjøp ved å sette samme krav til våre leverandører som vi setter til oss selv. Disiplinert økonomisk styring, optimal service til våre brukere, samt oppfølging av den enkelte bruker er viktige suksesskriterier.

Tjäder presiserer at overgangen til digitaliserte løsninger har medført en omstilling og en kulturforandring for de ansatte hos UiO.

– Ved å ha et fremtidsrettet perspektiv fra ledelsens side, kombinert med dyktige ambassadører i støtteapparatet har UiO lykkes godt med justeringen. Ved å ha leverandører som fokuserer på fremtidsrettede teknologiske løsninger, kombinert med optimal service, vil vi også lykkes med ytterligere besparelser og fornøyde brukere frem mot 2020, sier Tjäder.

Landsvik presiserer at Egencias teknologiske løsninger og fokus på reisekostnadsbesparende tiltak passer godt sammen med UiO sitt mål om å øke onlineandelen av fly- og hotellbestillinger.

Dette ivaretas ved å tilrettelegge slik at brukeren selv bestiller hele reisen via Egencias løsning. Dette gir UiO god oversikt, økt sikkerhet for den reisende, og ikke minst et målbart økonomisk reisevolum.

Egencia bistår UiO sine ulike fakulteter med alle reiserelaterte tjenester for både fast ansatte og gjester. Tjenestene inkluderer service, drift og oppfølging av alle reisesystemer — med sikkerhetsløsninger og økonomistyring integrert.

– UiO er veldig viktig for oss. Med sin innovative tankegang utfordrer de oss med et ønske om å stadig flytte grensene i både vårt servicetilbud, men også i våre teknologiske løsninger, sier Direktør for Account Management i Egencia Norge, Carl Moltzau.

Har unik kompetanse på det offentlige Norge.

– Egencia har gjennom mange år opparbeidet seg en unik kompetanse i å betjene offentlige kunder i Norge. En kunde som UiO med komplekse behov og stort fokus på effektivisering og reiseøkonomiske besparelser, bidrar til at både Egencias konsulentteam og de tekniske løsningene våre må ligge i forkant av utviklingen i bransjen. Det er nettopp slike kunder som gjør oss til et bedre selskap i morgen, sier Moltzau.

Kombinasjon av onlineløsninger og personlig service

Mange offentlige selskaper velger å ha en kombinasjon av interne reisebestillere som håndterer reisevirksomheten for de ansatte, og ansatte som selv velger å bruke Egencias online bestillingsverktøy. For UiO har det vært en langsiktig og målrettet innsats å få alle fakultetene til å booke gjennom en og samme bestillingsløsning. Styring av forhåndskjøp gjennom en strengere reisepolicy og rapportering ned på brukernivå har vært to viktige faktorer til suksess.

– For å lykkes med endringen, utover vedtaket fra styret har vi vært opptatt av å bruke god argumentasjon gjennom å vise til de gode eksemplene. Vi har hatt fokus på opplæring av brukerne, samtidig som vi har hatt gode rutiner for gjennomganger med de ulike fakultetene. Rapporter som viser gode og mindre gode eksempler helt ned på brukernivå har vært viktig i endringsprosessen, sier Tjäder.

I følge Moltzau har Egencia et system som ivaretar begge behov med fokus på standardiserte onlineløsninger med et meget brukervennlig grensesnitt.

– Skulle brukeren likevel ha behov for hjelp, jobber Egencias reisekonsulenter på tjuefire timers basis i de samme systemene og kan enkelt overta bestillingen og sluttføre for den reisende.